Del 5 al 7 de octubre de 2022 se celebró en la ciudad de México el 26º. Congreso Internacional de Ciencias Administrativas organizado por la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Tuve la oportunidad de participar con la ponencia “Pertinencia de una Auditoría Continua en las organizaciones” y gracias a la gentil invitación que me hace el Dr. Gabriel Valencia González (Socio Director en MV Contadores Públicos y Auditores, S.C. y co fundador de MV Training Division), de dar a conocer la importancia de la Auditoría Continua, comparto con mucho gusto lo expuesto en dicho congreso.

El tema de la Auditoría Continua (AC) llamó fuertemente mi atención, al escuchar lo poderoso del concepto cuando tomaba clases en el diplomado en Administración de Proyectos del ITAM. En esas clases se decía que, además de lo novedoso del método, la AC era también un paradigma. Así que resulta importante iniciar el presente artículo definiéndola para mostrar su relevancia.

El Instituto de Auditores Internos como el de España, el Americano de Contadores Públicos Certificados (The American Institute of Certified Public Accountants), el Instituto Canadiense de Contadores Públicos (The Canadian Institute of Chartered Accountants) e ISACA (Information Systems Audit and Control Association), todas ellas instituciones reconocidas y autorizadas en Auditoría a nivel mundial, coinciden en gran medida que la AC es un método utilizado por los auditores para llevar a cabo actividades relacionadas con revisiones en tiempo real, en el que las Tecnologías de la Información (TI) desempeñan un papel fundamental.

Si intentamos ejemplificar de manera breve la coincidencia en las definiciones, sin pretender con ello ser simplista, podríamos describir a la AC de la siguiente manera:

Se trata de un método con el cual es posible observar en tiempo real lo que está sucediendo en toda la Organización y en cada una de sus áreas. Es decir, es posible conocer las operaciones de una empresa u organización en el momento en el que éstas ocurren o están sucediendo, de tal forma que, el observador sería el primero en saber cuándo se está cometiendo un fraude, cuando se está experimentando la desviación en un procedimiento, en un control, en un parámetro determinado. Ahora es posible decidir inmediatamente cuando un instrumento financiero está fuera de rango o del rango de alguna materialidad fijada, etc. Y si se requiriera en algún momento generar un reporte o informe de auditoría, o de cualquier otra índole, sería posible generarlo mensualmente, cada semana o diario si fuera necesario. Es posible también, que los distintos tipos de auditorías conocidos corran simultáneamente y generar un reporte de cada auditoría de forma independiente.

Algo que también sorprende de la AC es que, si se requiriera realizar una auditoría a distancia, podría ser posible sin necesidad de recurrir a la verificación de la evidencia física de la documentación, ya que se dicha información se tendría en un repositorio dentro del sistema.

Todo lo anterior es posible gracias a los atributos que se les hayas dado a los sistemas, normas, lineamientos, indicadores claves, etc. que facilitarán las operaciones.

Visto de esta manera, las formas tradicionales para auditar, las cuales usualmente se toman un largo tiempo para su ejecución, quedan eliminadas. Los programas anuales de auditoría que contienen cuatro o cinco auditorías programadas, las que regularmente se desfasan por los tiempos de respuesta de las áreas auditadas, también desaparecerían, sin considerar las recurrentes y continuas prórrogas de los auditados, las diferencias de interpretación entre lo que solicita la auditoría y las respuestas de las áreas, etc.

La utilidad del método de AC es mucho más amplia, al poder monitorear en tiempo real lo que está sucediendo en las áreas de finanzas, comercialización, embarques, almacén, recursos humanos, jurídico, etc. Esto es posible gracias al mapeo de procesos, al diseño de controles, al inventario de riesgos e indicadores que hayan sido considerados previamente. De esta forma, ahora es posible identificar el momento en el que habrá de tomarse una decisión oportuna e importante que de no hacerlo significará un quebranto económico para la empresa, ya que, mediante este método, se pudo observar el disparó una alerta o de una excepción. En una Auditoría tradicional el quebranto económico hubiera sido identificado como un hallazgo, mucho tiempo después.

Tenemos entonces ahora una Auditoría Interna empoderada convertida en Auditoría Continua como un área de asesoría estratégica e independiente dentro de la empresa.

M.A. Rafael de Jesús Sánchez Guerrero

Analista Máster Planeación Estratégica

Petróleos Mexicanos

E-mail: [email protected]

Columnista invitado